0521-388480 info@deoudemeester.nl

Stop met het verspillen van geld en tijd aan zinloze vergaderingen en trainingen!

10 Tips voor het voorbereiden van een vergadering of training die wel de beoogde effecten heeft.

En er wordt heel wat vergaderd en getraind in Nederland. Zeker sinds de economie weer aantrekt, is er ook een sterke toename van de verhuur van externe vergaderaccommodaties. Maar wat is nou het rendement van al dat vergaderen en trainen?

In dit artikel deel ik een tiental tips die zullen leiden tot een hoger ‘rendement’ op meetings en bovendien tot objectivering van de resultaten. En dat is zinvol, want er wordt veel tijd en (soms maatschappelijk) geld geïnvesteerd.

Deze 10 tips zijn ontstaan uit mijn eigen ervaringen tussen 2002 en 2013 als vennoot in organisatieadviesbureau Nieuw Zicht. Inmiddels heb ik mij teruggetrokken uit het consultancy vak en ben nu exploitant van Vergaderaccommodatie De Oude Meester. Op basis van mijn eigen ervaringen weet ik als geen ander wat er voor faciliteiten nodig zijn om een meeting te laten slagen.

Uiteraard ben ik heel benieuwd naar jouw mening over dit artikel en of deze tips je hebben geholpen. Feedback is daarbij meer dan welkom.

Veel succes met het toepassen van de tips!

1. Gewenste resultaten beschrijven

Of het nou om een vergadering, training, opleiding, workshop of retraite gaat, het kost veel tijd en daarmee geld. Daarbij kun je de belangrijke keuze maken om niet in termen van kosten te praten, maar over een investering en daar naar te handelen.

Kosten zijn noodzakelijke uitgaven waar je doorgaans weinig plezier aan beleeft. Maar investeren, betekent dat je rendement verwacht. Zo kun je bij iedere vorm van een meeting binnen of buiten jouw organisatie, je afvragen wat de succesfactoren zijn van die investering. Oftewel, waaraan is af te meten wat de mate van succes is? Daarom is het belangrijk vooraf vast te stellen wat de opbrengst van de meeting moet zijn.

Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan een verbetering op de volgende thema’s:

 

  • Onderlinge verhoudingen, sfeer en samenwerking
  • Organisatieprocessen
  • Kennisniveau
  • Strategie
  • Communicatieve vaardigheden
  • Efficiëntie en effectiviteit
  • Samenwerking frontoffice/backoffice

2. Inzicht en overzicht

Dat je heel erg door kunt slaan in registeren en meten, blijkt uit de actualiteit in de zorg. De administratieve lasten doen een ernstige aanslag op datgene waarom het allemaal begonnen was.

Daarom is het van cruciaal belang om niet alleen de doelen voor jouw meeting te beschrijven en te objectiveren. Maar vooral om inzicht te krijgen en te houden in het grotere geheel.

De voorbeelden van doelstellingen van een meeting – zoals genoemd onder ‘Inzicht 1’ – zijn geen doelstellingen op zich. Het zijn afgeleide doelstellingen die noodzakelijk zijn omdat ze concreet bijdragen aan de ambitie van de organisatie.

Doelstellingen zijn meestal onderdeel van de missie, visie, en strategie van jouw organisatie. Soms zijn deze weer verwerkt in separate jaarplannen waarin doelstellingen en aanpak in kleinere delen zijn opgeknipt en toegespitst op vestigingen of afdelingen van de organisatie. Heeft jouw afdeling of vestiging haar ambities beschreven?

3. Resultaten objectiveren

Gewenste resultaten beschrijven is zeer zinvol, maar hoe kun je nou tevens objectief vaststellen of de beoogde resultaten ook verzilverd worden?

In profit organisaties gaat het bijvoorbeeld over termen als omzet, winst, productiviteit en marktaandeel. De beschreven gewenste resultaten zijn direct te relateren aan de doelstellingen van de organisatie. Dus bedenk wat de relatie is tussen de meeting en de organisatiedoelstellingen en stel vast welke verbetering een succesvolle meeting gaat hebben op die doelstellingen. Bijvoorbeeld: Als de samenwerking tussen front – en backoffice optimaliseert, wat voor effect heeft dat op de omzet?

In een non-profit organisaties spelen uiteraard andere doelstellingen die voortkomen uit dienstbaarheid aan de maatschappij. In de zorg wil je optimaal bijdragen aan bijvoorbeeld preventieve, curatieve en palliatieve processen. Overheidsorganisaties dragen onder andere bij aan een veilige, schone en humanitaire samenleving. Onderwijsorganisaties borgen de kwaliteit van het onderwijs zodat leerlingen optimaal zijn voorbereid op een vervolgstudie of het starten van hun baan.

Maar of je nou in profit of non-profit werkt, geld is altijd een cruciale component in de bedrijfsvoering.

Ook alle non-profit organisaties hebben hun doelstellingen vastgelegd in strategie en beleid. Dus geldt ook hier, zoek de relatie tussen de geplande meeting en de organisatiedoelstellingen.

Hier kunnen we het voorbeeld noemen van een verbetering van het organisatieproces. Stel dat je 20% tijd kunt besparen op je administratieve lasten, wat voor concreet effect heeft dat op de zorg die je kan bieden?

4. De UITNODIGING als platform voor succes

De opzet van een schriftelijke en persoonlijke uitnodiging is van wezenlijk belang voor het succes van de meeting.

  • Maak een beknopte situatieschets zodat de aanleiding van de meeting helder is.
  • Stel een uitdagend gezamenlijk doel waarvan niemand openlijk kan zeggen dat hij/zij daar niet aan mee wil werken.
  • Vertel waar je naar toe wil met de organisatie, in plaats waar je vanaf wilt.
  • Refereer aan de goede intenties van iedereen en de ervaring, kennis en vaardigheden die onder de genodigden aanwezig is.
  • Maak de relatie duidelijk tussen de geplande meeting en de doelstellingen van de organisatie.
  • Communiceer ook over de concrete doelstellingen van de meeting en de beoogde effecten op de organisatie.
  • Spreek je vertrouwen uit in de genodigden, de te realiseren doelstellingen en de beoogde effecten voor de organisatie.

5. Maak een sterk programma

Uiteraard is een passende uitnodiging een belangrijk stap in het succes van de meeting. Maar met een zwak programma of een verkeerde timing, kan het gebeuren dat je de doelstellingen niet realiseert. Sterker nog, je kunt nog veel verder van huis raken! Zorg dus dat je programma een logische en resultaatgericht opbouw krijgt:

 

  •  Start met het op individueel niveau inventariseren van de verwachtingen van de meeting en de bereidheid bij te dragen aan het succes.
  • Schrijf dat op een flipover/whiteboard die gedurende de gehele meeting in zicht blijft en bovendien gebruikt wordt bij de evaluatie van de meeting.
  • Laat de deelnemers een beeld schetsen van de ideale situatie over een x-periode.
  • Vraag wat er vanaf nu nodig is om die ideale situatie te realiseren en wat dat vraagt van hun kennis, vaardigheden, houding, gedrag, etc.
  • Sluit af met een concreet plan van aanpak – in matrix – waarin doelstellingen, aanpak, uitvoerders, verantwoordelijkheden, succesfactoren en tijdspad een plaats hebben.

6. Zorg voor professionele procesbegeleiding

Als je onzeker bent of jij zelf in staat bent het proces op de juiste wijze te begeleiden, zorg dan voor iemand die dat zeker kan. Dat heeft de volgende voordelen:

 

  • Je hebt iemand om samen de voorbereiding te doen (doelstellingen bepalen, uitnodiging schrijven, en programma samenstellen) voor de meeting.
  • Soms moeten er harde noten gekraakt worden en kan het zinvol zijn dat jij dat niet zelf hoeft te doen.
  • Door de begeleiding uit te besteden is de kans kleiner dat jij er emotioneel te veel in betrokken raakt. Als er ‘op de man’ gespeeld wordt, dan kan de begeleider dat proces in goede banen leiden.
  • Als je coach en speler bent, dan is het goed denkbaar dat je het zicht deels verliest. Tussentijdse en eindevaluaties, voorkomen dat er blinde vlekken ontstaan en er kansen gemist worden.
  • Door de professionaliteit van de begeleider, is de kans op succes groter.

7. Neem de tijd

Een goede procesgang heeft zijn eigen tijd nodig en daar moet je in durven investeren. Soms moet je stilstaan om vaart te maken en gras gaat niet harder groeien door er aan te trekken.

Stel ook na de meeting de deelnemers in de gelegenheid – tijd en budget – de daadwerkelijke veranderingen en doelen te realiseren.

Blijf daarbij standvastig in het verkondigen van het belang van het proces en benadruk de effecten waarbij de betrokkenen zelf direct belang bij hebben. Stimuleer anderen dat ook te blijven doen.

Ook het ontwerpen van het vervolgproces past in de voorbereiding op een meeting en niet pas daarna.

Als deelnemers tijdens de meeting zich gaan afvragen hoe de gestelde doelen vorm en inhoud moeten krijgen, dan is het immers niet handig als de procesbegeleider daar nog niet over nagedacht heeft.

8. Gebruik de energie in het gezelschap

In iedere groep zitten mensen die schijnbaar overal een mening over hebben en niet benauwd zijn hun ongezouten mening te geven.

Uiteraard kan dat veroorzaakt worden door een bovenmatige geldingsdrang en/of persoonlijke frustratie – de zogenaamde roeptoeters – en schadelijk zijn voor het beoogde proces. Maar het kan ook een gevolg zijn van doorgeschoten betrokkenheid.

Roeptoeters moet je niet te veel spreektijd geven, maar de energie van – soms al te zeer – betrokkenen is vaak heel goed om het proces vaart en richting te geven.

Een professionele begeleider kan al snel het onderscheid maken tussen een roeptoeter en iemand die doorgeschoten is in betrokkenheid, door te polsen of de verbaal sterk aanwezigen ook de mening en visie vertolken van de andere aanwezigen.

Mensen met ‘doorgeschoten betrokkenheid’ kunnen – in tegenstelling tot de ‘roeptoeters’ – een belangrijke trekkersrol vervullen bij de realisatie van de geformuleerde doelstellingen van de meeting.

Wat wel nadelig is voor het proces, zijn mensen die afgehaakt zijn, of bijvoorbeeld zeggen dat het al vaker mislukt is en de verantwoordelijkheid buiten zichzelf plaatsen. Zet de bovenmatig betrokken mensen in om de afhakers op sleeptouw te nemen, door hen samen te laten werken bij de realisatie van de doelstellingen.

 

9. Systeemdenken

Als je iets verandert in een systeem, dan is de kans groot dat die verandering ook effect heeft op andere delen van het systeem.

Daarom is het belangrijk van tevoren in te schatten wat het effect van de door jou beoogde doelen is voor het grotere geheel. Wat in ieder geval belangrijk is:

 

  •  Communiceer bij het formuleren van je doelen al met aanpalende organisatieonderdelen. Zij kunnen je helpen jouw gedachten richting te geven.
  • Informeer naar de visie van belangrijke beslissers en beïnvloeders en zorg dat je vooraf commitment hebt voor je doelen, door aan te sluiten bij hun belangen.
  • Zorg voor voldoende tijd en budget om de doelen daadwerkelijk te kunnen realiseren.

10. Kies een passende locatie

Voor sommige processen is het beter om de genodigden ‘los te weken’ van hun dagelijkse beslommeringen. Vergaderen op werklocatie kan leiden tot verstoring of vluchtgedrag.

De keuze van een passende locatie en faciliteiten is daarom van belang en kan substantieel bijdragen aan het succes van jouw meeting.

Met name bij meerdaagse bijeenkomsten is de tijd die de deelnemers met elkaar doorbrengen buiten het officiële programma om, soms net zo belangrijk als het programma zelf.

Uit onderzoek is gebleken dat naast de prijs/kwaliteitverhouding, authenticiteit, ligging in een mooie omgeving, sfeer, comfort, flexibiliteit, gastvrijheid en catering als belangrijke factoren worden beschouwd. Wat zijn de criteria voor jouw organisatie?

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel?

Of wil je meer weten wat De Oude Meester kan betekenen voor het succes van de meetings van jouw organisatie?

Neem een tour op onze website of bezoek ons in Wateren voor een kop koffie en een rondleiding. We denken graag mee over de faciliteiten die nodig zijn om jouw meeting succesvol te ondersteunen. Je bent van harte welkom!

Ton Tempelman: Even voorstellen

Als organisatie-adviseur heb ik bij verschillende grotere en kleinere organisaties allerlei interessante en spannende verander – en ontwikkelingsprocessen mogen begeleiden. In 2014 heb ik een nieuwe afslag genomen en de frontlinie verlaten.

Samen met mijn vrouw Siety Visser faciliteer ik nu de processen van anderen met onze unieke en inspirerende Vergader – en trainingsaccommodatie ‘De Oude Meester’. Een prachtig gerestaureerde en en met veel liefde en zorg verbouwde voormalige dorpsschool, centraal gelegen in Noord Nederland en fantastisch gesitueerd in nationaal park het Drents Friese Wold. Geïnteresseerd? Bezoek onze website, LinkedIn bedrijfspagina, Facebook bedrijfspagina, of kom gerust langs voor een kop koffie en een kennismaking! Van tevoren afspreken is handig.

Daarnaast coach ik ondernemers die de ambitie hebben zichzelf en hun bedrijf naar een ‘next level’ te ontwikkelen. Vaak leidt weinig al tot veel.

Ten slotte vind ik het bevredigend om de kennis en de ervaringen die ik in de loop der jaren heb opgedaan, te delen met anderen. Aan het schrijven van artikelen als deze en het delen van geheel of gedeeltelijk zelf ontwikkelde modellen en zienswijzen, beleef ik dan ook veel plezier.

Er zijn vele wegen die naar Rome leiden. Oftewel, je kunt vanuit verschillende ziens – en denkwijzen naar een vraagstuk kijken. Vind je een van mijn artikelen interessant? Deel het dan. En natuurlijk is feedback altijd welkom. Veel plezier ermee! Heb je behoefte aan uitwisseling? Neem dan contact op.

Deel dit artikel met je vrienden!

Facebook
Facebook
Google+
Google+
https://devergadermeester.nl/stop-met-het-verspillen-van-geld-en-tijd-aan-zinloze-vergaderingen-en-trainingen">
Twitter
LinkedIn

Heeft u een vraag of opmerking?

Wateren 13
8438 SB Wateren
0521 - 38 84 80
info@deoudemeester.nl

KvK inschrijving 01111576
IBAN NL65 INGB 0006 1465 16
BTW nr. 81.52.01.953